Rachunki a Krajowy System e-Faktur

Wejście w życie nowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzi sporo emocji. Wiele osób zastanawia się, co oznacza to dla tradycyjnych rachunków - dokumentów, które przez długi czas towarzyszyły sprzedaży towarów i usług.

KSeF — nowa era fakturowania

KSeF ma na celu zredukowanie papierowej biurokracji oraz zwiększenie przejrzystości rozliczeń VAT. System wymusi na przedsiębiorcach przejście na faktury ustrukturyzowane, a ich stosowanie będzie obligatoryjne stopniowo: od lutego 2026 roku dla największych firm, a od kwietnia 2026 dla pozostałych. Co ważne, do końca 2026 roku przedsiębiorcy będą mogli jeszcze wystawiać tradycyjne faktury pod pewnymi warunkami.

Rachunki na marginesie — co z nimi?

Jednak co z rachunkami? Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, tradycyjne rachunki nie będą obowiązkowo uwzględniane w KSeF. Rachunki, szczególnie te od osób prywatnych, pozostaną poza systemem, co otwiera drzwi dla ich dalszego użycia.

Wyjątki, które warto znać

Przypomnijmy, że KSeF dotyczy wyłącznie faktur ustrukturyzowanych. Dokumenty takie jak rachunki, noty korygujące czy faktury proforma pozostaną poza zasięgiem nowego systemu. To oznacza, że wiele podmiotów, np. świadczących usługi zwolnione z VAT, może kontynuować wystawianie rachunków w tradycyjnej formie.

Nowe możliwości dla przedsiębiorców

Eksperci sugerują, że zwolnienie rachunków z obowiązku KSeF może przyczynić się do ich powrotu w dokumentacji sprzedaży. Przedsiębiorcy powinni zatem uważnie badać, jakie dokumenty muszą wprowadzać do KSeF, aby uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej.

Elastyczność w sprzedaży B2C

W kontekście transakcji z konsumentami, wystawienie faktury w KSeF będzie nadal opcjonalne. Rachunek jako podstawowy dokument sprzedaży pozostanie w użyciu, co daje przedsiębiorcom większą elastyczność w dostosowywaniu swojej dokumentacji do potrzeb klientów.

Nowe zasady, stare problemy?

Mimo że rachunki nie będą musiały być wprowadzane do KSeF, obowiązki związane z archiwizacją dokumentów nadal obowiązują. Firmy muszą dbać o właściwe przechowywanie dokumentacji, aby uniknąć problemów z rozliczeniami i zapewnić zgodność z przepisami.

Podsumowanie — co dalej?

Nowe zasady dotyczące KSeF przynoszą wiele pytań i niepewności dla przedsiębiorców. Rachunki mogą wrócić do łask, ale kluczowe jest śledzenie zmian w przepisach i dostosowywanie swoich praktyk do nowych realiów.