Awaria KSeF? Oto, co Musisz Wiedzieć!

Kiedy Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się niedostępny z powodu awarii lub konserwacji, przedsiębiorcy nie muszą panikować! Sukcesywnie wdrażany tryb offline pozwala na wystawianie faktur nawet w trudnych chwilach.

Zasady Funkcjonowania Trybu Offline w KSeF

Tryb offline umożliwia wystawienie faktury poza systemem KSeF. Po przywróceniu działania systemu, konieczne jest dosłanie dokumentu, co może wydawać się skomplikowane w praktyce, lecz jest całkowicie wykonalne.

Jak podkreśla ekspert Kajetan Kubicz, ustawa o VAT definiuje dwie główne przyczyny awarii systemu: planowane prace konserwacyjne oraz nieprzewidziane problemy. W każdym z tych przypadków przedsiębiorcy muszą postępować zgodnie z ustalonymi zasadami.

Planowane i Niezapowiedziane Przestoje

W przypadku planowanej przerwy, takie jak serwisowanie, Ministerstwo Finansów opublikuje komunikaty informujące o czasowym wyłączeniu KSeF. W tym czasie, przedsiębiorca może wystawić fakturę w trybie offline i przesłać ją do odbiorcy.

Jak Wystawiać Faktury Offline?

Podczas awarii, faktury muszą być zgodne ze schematem FA(3) i zawierać odpowiedni kod QR. Kod 'OFFLINE' pozwoli później zidentyfikować wystawioną fakturę, a kod 'CERTYFIKAT' potwierdzi jej legalność. Dzięki temu, nabywca ma pewność, że dokument jest zgodny z zapisami w KSeF.

Przykład Działania w Praktyce

Przypuśćmy, że KSeF jest niedostępny w dniach 13-14 sierpnia 2025 r. Jeśli 13 sierpnia wystawisz fakturę i przekażesz jej wizualizację odbiorcy, musisz do 18 sierpnia przesłać ją do KSeF. Ważne, by data wystawienia była zgodna z datą transakcji.

Co w Przypadku Dłuższej Awarii?

W przypadku dłuższej przerwy, Ministerstwo opublikuje komunikat o wystąpieniu awarii oraz kolejne o jej zakończeniu. Przedsiębiorcy będą mieli aż 7 dni roboczych na przesłanie faktur do KSeF.

Całkowita Awaria KSeF?

Wskazane są również sytuacje całkowitych awarii, gdzie w ogóle nie trzeba przesyłać wystawionych faktur do KSeF. Informacje o takich przypadkach będą szeroko komunikowane w mediach.

Tryb Offline24 – Co To Takiego?

Ministerstwo Finansów proponuje także tryb offline24, idealny dla firm bez dostępu do internetu lub podczas przerw w dostawie prądu. Faktury należy wystawiać zgodnie z schematem FA(3), a następnie przesłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym.

Problemy z Trybem Offline

Sytuacje związane z trybem offline mogą rodzić wiele wyzwań. Kluczowe będzie ustalenie, dlaczego wystawiona faktura nie mogła zostać przesłana do KSeF oraz jej poprawna wizualizacja. Nabywcy powinni zwracać szczególną uwagę na poprawność takich faktur, aby nie stracić prawa do odliczenia VAT.

Zrozumienie zasad działania KSeF, zarówno w trybie normalnym, jak i offline, pozwoli przedsiębiorcom skutecznie zarządzać swoimi obowiązkami na wypadek awarii!