Rachunki a Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wkrótce ma na celu zrewolucjonizowanie obiegu dokumentów sprzedaży w Polsce. Zamiast tradycyjnych faktur papierowych, przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania faktur w formie elektronicznej, co ma przyspieszyć procesy i zwiększyć przejrzystość rozliczeń. Wyjątkiem są rachunki, które nie będą wymagały węglenia w systemie.

Co to oznacza dla przedsiębiorców?

W planie KSeF zaplanowano, że od 1 lutego 2026 r. firmy z obrotem powyżej 200 mln zł rocznie muszą korzystać z e-faktur, natomiast reszta przedsiębiorstw wchodzi w system od 1 kwietnia 2026 r. Możliwość wystawiania tradycyjnych rachunków poza KSeF do końca 2026 roku da przedsiębiorcom swobodę w przejściu na nowy system.

Wyjątki od obowiązku e-fakturowania

Rachunki potwierdzające sprzedaż towarów lub usług dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT są nadal dozwolone w tradycyjnej formie. Ministerstwo Finansów jasno określiło, że KSeF obejmuje jedynie faktury ustrukturyzowane, a rachunki są poza tym zakresem.

Nie tylko rachunki! Co jeszcze jest poza KSeF?

Nie tylko rachunki, ale także inne dokumenty takie jak faktury pro forma, noty korygujące czy dokumenty VAT RR związane z zakupami rolnymi nie wchodzą w zakres KSeF. Przedsiębiorcy powinni być świadomi, że te dokumenty mogą być wystawiane według dotychczasowych zasad.

Czy rachunki wrócą do łask?

Kiedy obowiązek wystawiania rachunków w KSeF jest zniesiony, pojawia się pytanie: czy wrócą one do powszechnego użycia? Eksperci zwracają uwagę, że dla wielu przedsiębiorców, szczególnie tych pracujących z klientami zwolnionymi z VAT, nadal będą one podstawowym dokumentem.

Praktyczne konsekwencje dla sprzedaży zwolnionej z VAT

Dzięki możliwości wystawiania rachunków poza systemem KSeF, przedsiębiorcy zyskają na uproszczeniu swoich procedur księgowych. Mogą kontynuować poprzednie formy dokumentacji, co ułatwia im każdą transakcję ze zwolnienia VAT.

Elastyczność w sprzedaży B2C

Sprzedaż detaliczna dla konsumentów także pozostaje elastyczna. Wystawienie faktur w KSeF jest dobrowolne, co pozwala przedsiębiorcom dopasować formę dokumentu do oczekiwań klientów i umożliwia większą swobodę w stosunkach handlowych.

Zarządzanie dokumentacją — nie lekceważ!

Mimo braku obowiązku wprowadzania rachunków do KSeF, przedsiębiorcy muszą przestrzegać przepisów dotyczących archiwizacji i prowadzenia ksiąg rachunkowych. Odpowiednie przechowywanie dokumentów chroni ich przed problemami podczas kontroli podatkowej i zapewnia zgodność z przepisami.