KSeF i rachunki: co musisz wiedzieć?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia sposób, w jaki przedsiębiorcy dokumentują sprzedaż. Wprowadzenie KSeF ma na celu uproszczenie obiegu dokumentów, zwiększenie przejrzystości VAT i zmniejszenie ryzyka oszustw. Od 1 lutego 2026 roku nowe regulacje będą obowiązywać dla dużych firm, a od 1 kwietnia dla reszty. Co więcej, do końca 2026 roku istnieje możliwość wystawiania dokumentów tradycyjnie przy dochodach poniżej 10,000 zł!

Jakie dokumenty zwolnione z KSeF?

Zgodnie z przepisami, rachunki - które nie są fakturami - nie muszą być wprowadzane do KSeF. Firmy zwolnione z VAT nadal mogą wystawiać rachunki w tradycyjnej formie. To otwiera przed nimi nowe możliwości, ponieważ takie rachunki będą mogły być używane niezależnie od KSeF.

Czy powrót do tradycyjnych dokumentów?

Z braku obowiązku ujmowania rachunków w KSeF, ich użycie może znów stać się powszechne, zwłaszcza w dokumentowaniu sprzedaży zwolnionej z VAT. Eksperci radzą przedsiębiorcom, aby starannie analizowali, które dokumenty muszą być wprowadzane do systemu, aby uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej.

Praktyczne konsekwencje dla przedsiębiorców

Dzięki zwolnieniu z KSeF, przedsiębiorcy oferujący usługi lub sprzedający towary zwolnione z VAT mogą kontynuować tradycyjne praktyki księgowe. Z kolei w przypadku sprzedaży konsumenckiej, wystawienie faktury w KSeF jest opcjonalne, co pozwala na korzystanie z rachunków.

Co dalej w KSeF?

Ministerstwo Finansów zamierza rozwijać KSeF, co może oznaczać nowe obowiązki w przyszłości, w szczególności dotyczące uproszczonych faktur. Dlatego przedsiębiorcy powinni śledzić zmiany w przepisach oraz utrzymywać dokładną dokumentację, aby być przygotowanym na przyszłe zmiany.

Podsumowanie: Kluczowe informacje dla firm

Podczas gdy KSeF wprowadza wiele innowacji, przedsiębiorcy powinni być świadomi, że rachunki pozostają poza jego zasięgiem. Tworzy to przestrzeń dla elastyczności w dokumentowaniu sprzedaży oraz pozwala na utrzymanie tradycyjnych procedur, które wielu przedsiębiorcom mogą być wciąż bliskie.