Zbliża się czas KSeF!

Ministerstwo Finansów ogłosiło daty wprowadzenia KSeF (Krajowy System e-Faktur), co oznacza, że dla małych przedsiębiorców obowiązek związany z e-fakturami zacznie obowiązywać od 1 kwietnia 2026 roku. Jednak wielu zapomina o tym, że już od 1 lutego 2026 r. będą musieli odbierać faktury wystawione w KSeF. Oczywiście, tylko jeśli chcą mieć możliwość odliczania VAT od zakupów!

Pierwszy mit do obalenia

Pierwszym mitem, który należy rozwiać, jest przekonanie, że mniejsze firmy nie potrzebują się martwić KSeF do 2026 roku. W rzeczywistości, obowiązek odbioru e-faktur w KSeF dla odbiorców przychodzi dużo wcześniej!

Faktura to nie tylko sprawa księgowości!

Kolejnym dużym błędnym przekonaniem jest to, że zajmowanie się e-fakturami dotyczy wyłącznie księgowych lub biur rachunkowych. To tragiczne myślenie! E-faktura jest integralną częścią szerokiego procesu sprzedaży i zakupu, który wymaga zaangażowania wszystkich działów firmy. Wystawienie lub akceptacja faktury to złożony proces, w którym biorą udział produkcja, handel, zamówienia i magazyn.

Jak zarządzać e-fakturami?

W kontekście KSeF zmiana formy faktur wpłynie na cały proces, zarówno zakupu, jak i sprzedaży. Przedsiębiorcy muszą zrozumieć, że nie mogą zrzucić obowiązków związanych z e-fakturami wyłącznie na dział księgowości.

Nowe zasady w obiegu dokumentów

Przygotowując się do KSeF, przedsiębiorcy muszą przeorganizować sposób, w jaki obsługują dokumenty elektroniczne. Muszą odpowiedzieć na pytania o techniczne możliwości oraz wdrożyć system obiegu dokumentów, który umożliwi akceptowanie, opłacanie i przesyłanie e-faktur.

Co zrobić już teraz?

Przedsiębiorcy powinni określić, jak będą obsługiwać proces faktur, czy to automatycznie, czy manualnie, co może być w dużej mierze nieefektywne. Wdrożenie odpowiedniego systemu funkcjonującego w KSeF jest kluczowe. Ważne jest również, aby każda faktura była przypisana do odpowiednich umów oraz dokumentów.

Czas na działania!

Wejście KSeF w życie oznacza, że każdy przedsiębiorca musi podjąć działania jeszcze dziś, aby nie zostawić wdrożenia na ostatnią chwilę. Czasu jest niewiele, dlatego każdy krok jest na wagę złota!

Nie schodź z pola bitwy!

Ostatnim mitem, który należy obalić, jest przekonanie, że można cały proces KSeF przerzucić na biuro rachunkowe. Odpowiedzialność za faktury zawsze pozostaje w rękach przedsiębiorcy, a biura mogą jedynie wspierać go w tym procesie.

Przygotuj się na zmiany!

Nadszedł czas na działanie! Wybierz odpowiednie osoby w firmie do realizacji KSeF i zainwestuj w ich szkolenie. Daj się wciągnąć w ten nowy sposób zarządzania fakturami i nie pozwól, by to zmieniające się otoczenie Cię zaskoczyło!