Rachunki a KSeF – Co to oznacza dla przedsiębiorców?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucja w obrocie dokumentami sprzedaży. Jego celem jest uproszczenie procesów, poprawa transparentności VAT oraz walka z oszustwami. Jednak nie wszystko, co tradycyjne, zniknie. Co ze swoimi rachunkami będą mogli robić przedsiębiorcy?

Terminy, które warto znać!

Zgodnie z nowymi zasadami, przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF według harmonogramu: - Od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT), - Od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Do końca roku 2026 przedsiębiorcy wciąż mogą wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), o ile suma sprzedaży z VAT w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł.

Zaskakujące wyjątki!

KSeF zaleca wystawianie faktur ustrukturyzowanych, jednak rachunki, które są zazwyczaj wydawane przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT, nie muszą być umieszczane w tym systemie. To oznacza, że mogą one dalej istnieć w tradycyjnej formie! Dodatkowo umowy typu faktura proforma nie są traktowane jako dokumenty podatkowe i również wychodzą poza KSeF.

Czy rachunki wrócą do łask?

Bez obowiązku ujmowania rachunków w KSeF, możemy być świadkami ich powrotu do powszechnego użytku. Eksperci przestrzegają przed tym, aby dokładnie analizować, które dokumenty powinny trafić do KSeF, aby uniknąć nieprzyjemności podczas kontroli podatkowej.

Jak to się przekłada na praktykę?

Przedsiębiorcy świadczący usługi lub sprzedający towary zwolnione z VAT mogą spokojnie wystawiać rachunki poza KSeF, co oznacza łatwiejsze prowadzenie księgowości. W przypadku sprzedaży B2C, faktura w KSeF pozostaje dobrowolna, co daje elastyczność w dokumentacji.

Zarządzanie dokumentacją – nie zapomnij!

Pomimo braku obowiązku wprowadzania rachunków do KSeF, księgi rachunkowe muszą być prowadzone zgodnie z obowiązującymi zasadami. Odpowiednie archiwizowanie dokumentów to klucz do uniknięcia problemów podczas ewentualnych kontroli podatkowych.

Przyszłość KSeF – co nas czeka?

Ministerstwo Finansów planuje dalszy rozwój KSeF, co oznacza, że w przyszłości mogą pojawić się nowe obowiązki związane z dokumentacją. Warto być na bieżąco z regulacjami, aby nie przegapić ważnych zmian!