Obowiązkowe e-faktury – Co czeka przedsiębiorców?

Już niedługo każda firma stanie się celem skarbówki! Dlaczego? Wkrótce wchodzi w życie Krajowy System e-Faktur (KSeF), który całkowicie odmieni praktyki wystawiania faktur w Polsce. Choć niektóre zmiany będą wymogiem, są też pozytywne strony nowego systemu, który ma uprościć zarządzanie dokumentacją finansową.

Jak wygląda obecny system?

Dziś przedsiębiorcy wystawiają faktury w dowolnej formie, ale muszą je archiwizować – na wypadek kontroli. Po wprowadzeniu e-faktur, proces ten zostanie znacznie uproszczony. Przedsiębiorca będzie musiał wystawić e-fakturę przez KSeF, a jego kontrahent pobierze dokument z tego samego systemu.

Od kiedy nowe regulacje wejdą w życie?

Na razie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne. Rząd jednak planuje wprowadzenie obowiązku w różnych etapach. Najwięksi przedsiębiorcy zaczną korzystać z e-faktur od lutego 2026, a wszystkie firmy zostaną objęte nowym obowiązkiem od kwietnia 2026. Wyjątek stanowią mikrofirmy z miesięczną sprzedażą poniżej 10 tys. zł, które na dostosowanie się do systemu będą miały czas do końca przyszłego roku.

Drobni przedsiębiorcy zyskują na czasie!

To świetna wiadomość dla małych przedsiębiorców, którzy zyskają dodatkowy czas na przystosowanie się do nadchodzących zmian. Piotr Juszczyk, doradca podatkowy, podkreśla, że mimo iż nie muszą jeszcze wystawiać e-faktur, to powinni być przygotowani na odbieranie ich od większych kontrahentów już teraz, co może wymagać zmian w organizacji pracy.

Jakie kary grożą za błędy w systemie?

Warto jednak pamiętać, że błędy przy wprowadzaniu e-faktur mogą być drogocenne – skarbówka zyska zdalny wgląd w nasze dokumenty! Jak informuje money.pl, błędy te mogą skutkować karą równą 100% wartości podatku lub 18,7% wartości całej faktury, co czyni KSeF potencjalną „maszynką do zarabiania” dla urzędów skarbowych.

Rok miłosierdzia od skarbówki?

Dobra wiadomość jest taka, że w 2026 roku nie będą jeszcze nałożone kary za niewystawienie faktur przez KSeF. Mimo to, właściciele firm powinni brać pod uwagę, że brak jasnych wytycznych w wielu branżach, szczególnie w e-commerce, może wprowadzać chaos.

Nie czekaj na ostatnią chwilę!

Ekspert Juszczyk zaleca, by przedsiębiorcy już teraz testowali KSeF, by uniknąć stresu w chwili, gdy e-fakturowanie stanie się obowiązkowe. Badania pokazują, że tylko 42% przedsiębiorców słyszało o KSeF, a jedynie 11% wdrożyło jakiekolwiek rozwiązania. Zmiana tuż za rogiem, a świadomość wciąż niska!

Nie daj się zaskoczyć nowym wymaganiom i zacznij działać już teraz!